5 smarte Tricks für deinen Freiberufler-Alltag im Flow

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Zum Start dieser Episode möchte ich dich in eine Zeit aus meinem Leben mitnehmen, aus der ich viel lernen durfte. Seit dem Start meiner Freelancer-Zeit war ich Feuer und Flamme, so richtig! Mich um alles selbst zu kümmern war zwar anstrengend, aber irgendwie auch cool. Jeden Tag ein kleiner Fortschritt und so viele erste Male. Das erste mal eine Rechnung schreiben und Geld verdienen. Das erste Mal eine Arbeit an einen Kollegen auslagern. Aber auch das erste mal fette Überforderung. Tausend Kleinigkeiten zutun zu haben ist kein Zuckerschlecken und plötzlich habe ich mich einfach nur noch abgehetzt und ruhelos gefühlt. Wenn ich zu viel mache und mich selbst überfordere, schlafe ich schlecht bis gar nicht und ich musste lernen, dass das ein echtes Warnsignal meines Körpers ist.

Tja, und dann saß ich da mit der gesamten Verantwortung für einfach alles und hatte keinen Chef auf den ich die Schuld schieben könnte, das der Workload zu viel und die Prozesse scheiße sind. Da konnte ich mir mit dem Zeigefinger an die eigene Nasenspitze tippen und sagen: Gut gemacht, richtig schön in die Sackgasse manövriert. Damit dir das nicht passiert, gibt es diese Folge und ich freue mich, dass du reflektiert genug bist, mögliche Hürden schon frühzeitig zu sehen. Ich wette dass du die Dinge zum Start deiner Freiberuflichkeit gleich richtig machen möchtest und das finde ich super!

Smarter Alltag, was ist das eigentlich ?

Nach all diesen unruhigen Nächten und kräftezehrenden Tagen habe ich begriffen wo das Problem liegt: Ich mache immer wieder den gleichen Scheiß in kleinen Schritten ohne darüber nachzudenken und nehme die Situation als gegeben hin. Das ist so eine Dienstleister-Krankheit. Immer schön zuerst an den Kunden denken. Einen smarten Alltag würde ich also als eine Struktur beschreiben, in der du weniger machst und viel mehr schaffst. Klingt gut, oder? Damit du gleich zu Beginn deiner Selbständigkeit smart starten kannst, hab ich dir meine fünf Tricks mitgebracht, die mir im Alltag helfen.

1. Das richtige Grund-Setting

Überraschung, auch dein Alltag wird immer in den gleichen Prozessen ablaufen. Gut ist, wenn diese schön ineinander greifen können und dich vor allem unterstützen. Überlege dir also zu Beginn, durch welche Prozesse du mit deinen Kunden gehen wirst und was du dafür smarter Weise brauchst.

Da fängst auch schon an: Wie willst du mit deinen Kunden kommunizieren? Per Mail? Per WhatsApp? Auf zehn Messangers gleichzeitig? Wie werden deine Kunden gebrieft, wo speicherst du alle Infos ab und wie behältst du Überblick, wo welches Projekt steht? Wie und wo übergibst du die Dateien?

Ich hoffe, das jagt dir gerade keinen Schreck ein. Ich kommuniziere mit meinen Kunden ausschließlich über E-Mails und per Telefon, damit ich immer alles an einem Ort habe. Im Asana lege ich alle Infos zu einem Kunden in einem Task an und kann sehen, in welcher Phase der Kunde steht. Sobald ich Kontakt mit dem Kunden habe, habe ich alles auf einen Blick parat. Wenn der Kunde mir Daten übergeben soll oder ich fertige Daten übergeben möchte, nutze ich ausschließlich Google Drive. Auch hier ist dann immer alles an einem Ort.

Wenn ich meine Kunden nach Feedback Frage, schicke ich ihnen eine fertige Umfrage die ich ebenfalls mit Google erstellt habe. Wenn ich die Antworten zu den Fragen lesen möchte, habe ich sie alle auf einen Blick. Du merkst, alles ist an einem Ort und greift ineinander. Dazu gehört auch, in welcher Datei-Struktur du arbeiten wirst und was dich sonst im Alltag unterstützt. Asana ist für mich ein Big Player, den ich wie ein digitales Notizbuch nutze, weil sie auch eine App haben. Hier kannst du auch Trello testen, beides ist kostenlos übrigens. Kontist würde ich hier auch mit reinzählen, es erleichtert mir einfach meinen Alltag.

Schau also mal, wie die Prozesse sein werden, die du mit deinen Kunden durchläufst und suche dir feste Tools, die du dann immer nutzt. So kannst du deinen Kunden auch leichter “führen” und Struktur in der Zusammenarbeit geben.

2. Die richtigen Vorlagen machen’s!

Wenn du weißt wie deine Prozesse ablaufen, wirst du selbst ziemlich schnell zu der Schlussfolgerung kommen: Ich brauche immer wieder ein Angebot, Rechnungen oder Präsentationen, ein Portfolio, ein Überblick meiner Leistungsbeschreibung. All das kannst du vorab als Vorlage anlegen und bei Bedarf einfach nur kopieren und ausfüllen. Ich habe das soweit getrieben, dass sogar die Leistungsbeschreibung vorbereitet war in meinen Angeboten, ich musste also nur noch die Einzelteile zusammenklicken – fertig.

Das gleiche funktioniert mit Styleguides, Visitenkarten, Flyern: Alles, was du immer wieder anlegst kannst du als Vorlage speichern und dann bei Bedarf ausfüllen.

3. Überblick und Fokus zugleich behalten

Das ist die große Kunst als Allein-Unternehmer: Sich nicht im Kleinen verlieren und das Große nicht aus den Augen lassen. Aber wie? Dazu hat mir das Buch “The one Thing” sehr gut getan. Es vertritt den Gedanken, dass man sich immer auf die wichtigste Sache konzentrieren soll. Um herauszufinden, was die eine, wichtigste Sache sein kann, stelle dir folgende Frage: “Was ist die eine Sache, die ich tun kann, damit alles andere einfacher oder überflüssig wird?”

Zu diesem Fokus gehört natürlich, erstmal das große Ganze zu sehen und dann smart auszuwählen. Ich möchte dir an dieser Stelle auch nochmal als erfahrene Freelance Designerin den Hinweis geben, dass du nicht alles sofort machen, heute können sollst oder bis morgen geschafft haben musst. Dein Weg ist eine Reise und all das was du erlebst wird schnell genug zum Alltag.

Hüte dich davor, zehn neue Ideen gleichzeitig anzufangen und setze dir lieber ein großes Ziel, das du in kleine Teile herunter brichst. Wenn du zum Beispiel in drei Monaten deinen ersten Kunden haben möchtest, was braucht es dann dafür? Und was kannst du in diesem Monat, in dieser Woche oder auch an diesem Tag dafür tun, dein Ziel zu erreichen?

Ich kenne selbst den Moment, in dem das Gehirn vor Ideen explodiert. Die Zeit dafür wird kommen, aber du wirst nicht erfolgreich, wenn du Ideen nachjagst. Du wirst erfolgreicher Freelance Designer/in wenn du dir ein klares, erreichbares Ziel setzt und dafür losgehst genau das zu erreichen. Lerne, Nein zu den falschen Dingen zu sagen.

4. Entdecke dein eigenes Energiesystem

Ich habe morgens kreative Zeit. Ich lese keine Mails, es sei denn ich brauche eine wichtige Info. Jeden Morgen an dem ich keinen Take Off Day habe, ist freie Zeit für mich in der ich neues Erschaffe und Ideen entwickle und auch alle kreativen Dinge nacheinander abarbeite. Am Nachmittag bin ich meist gemütlich gestimmt und mache dann den Kleinkram, der so anfällt. Und weißt du was, das ist für meine Kunden völlig fein.

Ich habe Ewigkeiten aus Angst REagiert, nicht agiert. Schnell erst alles wegschaffen, bevor ich produktiv werden kann. Was für ein Schwachsinn. Wann bist du kreativ? Wann kannst du gut Dinge abarbeiten? Du darfst dir diese Arbeitszeiten schaffen. Selbst wenn das heißt, dass du bis 12 Uhr Mittags schläfst und dann Abends richtig loslegen kannst. Wir sind ja FREIberufler. Ha!

5. Zeit frei lassen

So, und nun Geheimtipp Nummer fünf: Lass dir Zeit frei, die du nicht verplanst. Ich habe mal die Faustregel gehört, dass man nur 50% des Tages mit Aufgaben planen sollte, der Rest fülle sich von allein. Leider kann ich das unterschreiben, bei mir ist das oft das Gleiche. Auch hier kannst du dich fragen, was die wichtigsten Dinge des Tages sind und mit denen anfangen – in deinen passenden Energiezonen natürlich!

Freie Zeit bedeutet nämlich auch, dass du Raum hast im Flow zu bleiben, wenn du einmal drin bist. Die Welle surfen solange sie rollt! Und wenn du doch schon viel eher fertig bist mit dem, was auf deinem Tisch lag, kannst du eine der 1000 Ideen angehen, die dir sonst im Kopf schwirren!

So. Ich hoffe das hat dir einen tollen Überblick gegeben. Nimm dir die Freiheit, dein eigenes System zu bauen und schlau zu denken, anstatt einfach nur fleißig zu sein. Mach dir deinen Alltag bunt und schön, anstatt anstrengend und beschäftigt. Ich wünsche dir eine Menge Spaß dabei!

Hab einen schönen Tag,

Lisa