Arbeitszeit richtig kalkulieren – wie geht das?

Zunächst einmal solltest du dir einen Überblick verschaffen und dir Zeit nehmen, die Umsetzung deines Auftrags zu durchdenken. Wenn du deine Zeit richtig kalkulieren willst, musst du wissen, welche Aufgaben anstehen. Schreibe dir also eine Liste mit allen Dingen, die zu tun sein werden. Dazu könnte zählen: 

• die gestalterische Arbeit 
• Recherche 
• Kreationsphase 
• Zeit in der du E-Mails schreibst
• Telefonate führen 
• Buchhaltung machen

Es kann helfen, dir vor Augen zu führen, wie die Situation der Kalkulation des Angebots in einer Festanstellung ablaufen würde. Deine Chefin würde dort auch nicht sagen: “Ach, die Ideen können sie sich in ihrer Freizeit ausdenken und die Buchhaltung, tja, das zahlen wir hier auch nicht.” Schreibe also alles Dinge auf, für die du in diesem Auftrag Zeit einkalkulieren musst.

Geschummelte und echte Zeiten

Auch wenn wir Freelance Designer uns ungern mit Zahlen auseinandersetzen, gehört das Kalkulieren von Angeboten zu unserem Beruf dazu. Deshalb solltest du dich ebenfalls mit der genauen Kalkulation deiner Arbeitszeit für Aufträge beschäftigen und nicht “nebenbei” Zahlen erfinden. Denn selten können wir diese erfundenen Zahlen in der zeitlichen Umsetzung halten und verdienen am Ende viel zu wenig an einem Auftrag.

Nimm nun also deine Aufgabenliste zur Umsetzung deines Auftrags zur Hand und schreibe hinter jede Aufgabe, die zu tun sein wird, zwei Zahlen. Einmal die Zeit in Stunden, die du an einem wirklich guten Tag zur Umsetzung der Arbeit brauchen würdest und einmal eine Zeit in Stunden, die du an einem wirklich schlechten und unmotivierten Tag brauchen würdest. 

Da du nicht jeden Tag volle Leistung bringen können wirst, hilft diese Planung dabei, ein realistisches Angebot und realistische Arbeitszeit zu kalkulieren.

Bilde nun den Mittelwert dieser beiden Zahlen hinter jeder Aufgaben und addiere diese Zeiten zusammen. Daraus erhältst du eine gute zeitliche Kalkulation für deine Arbeitszeit an einem Auftrag, die du mit deinem Stundensatz oder Tagessatz multiplizieren kannst. Hier erfährst du übrigens, wie du deinen Tagessatz als Designer definieren kannst.

Puffer in die Arbeitszeit einkalkulieren

Auch wenn du deine Arbeitszeit richtig und realistisch kalkuliert hast, solltest du einen zeitlichen Puffer mit einrechnen. Denn wenn du mit deinen Projekten ausgebucht bist, aber deine Arbeitszeit zu knapp kalkuliert hast, machst du unbezahlte Überstunden. Selbst, wenn es nur eine Stunde am Tag ist, ergeben sich daraus 20 unbezahlte Stunden im Monat. Das ist eine halbe Woche Arbeit, die du damit sinnlos verschenken würdest. 

Rechne also auf deine kalkulierte Arbeitszeit noch einmal 20% Puffer oben drauf. Diese Zahl kannst du jetzt mit deinem Stundensatz multiplizieren und hast eine solide Zahl, die deine Arbeit fair bezahlt. Es kann sein, dass dich diese Summe für den Auftrag erschreckt. Denke immer daran, dass für dich ein Nachteil entsteht und du unbezahlt arbeitest, wenn du trotz realer Kalkulation eine kleinere Summe auf das Angebot schreibst. In diese Entscheidung könnte mit einfließen, ob du von der Kleinunternehmerregelung als Designer Gebrauch machst.

Arbeitszeit tracken und auswerten 

Um für zukünftige Kalkulationen deiner Arbeitszeiten in Aufträgen gewappnet zu sein, kannst du deine Arbeitstzeit tracken. So kannst du herausfinden, wie viel Zeit du für bestimmte Aufgabe tatsächlich benötigst und somit einen Realitätscheck machen.

Zu Beginn meiner Arbeit als Designerin in Festanstellung habe ich immer aufgeschrieben, wie lange ich für eine Arbeit brauche. Ich hab mir so erhofft zu lernen, wie lange meine Aufgaben wirklich dauern ohne zu wissen, dass es die beste Vorbereitung auf meine Arbeit als Freiberufliche Designerin sein würde.

Genau das möchte ich dir auch ans Herz legen. Ich habe es damals noch analog mit Stift und Papier gemacht, heute gehts einfach und bequem digital mit verschiedenen Tools. So kannst du einfach und ohne viel Aufwand besser kalkulieren, wie viel Arbeitszeit für deine Aufträge benötigst. Hier kannst du noch mehr Produktivität Tipps nachlesen.

Arbeitszeit auswerten und Angebote anpassen

Als letzten Schritt zur richtigen Kalkulation deiner Arbeitszeit solltest du nach Abschluss eines Auftrags deine Kalkulation noch einmal zur Hand nehmen und abgleichen: 

• War deine kalkulierte Arbeitszeit passend, zu viel oder zu wenig?
• In welchen Bereichen hast du weniger Zeit benötigt?
• In welchen Bereichen hast du mehr Zeit benötigt?
• Welche Learnings kannst du aus deiner Kalkulation nach Ausführung des Auftrags ziehen?

Halte deine Learnings fest und übertrage sie auf zukünftige Angebote, in denen du deine Arbeitszeit kalkulieren musst. 

Ganz viel Freude dabei!

Lisa