Produktivität als Freiberufler – wie gelingts, Tobias?

Wie kann uns Freiberuflern die Produktivtät im Alltag gelingen? Für diese Episode habe ich mir Tobias Hagenau eingeladen, der sich sehr mit Produktivität für uns Selbständige auskennt. Wir sprechen darüber, wie awork entstanden ist, warum Produktivität für uns als Freiberufler so wichtig ist, welche Tricks wir im Alltag nutzen können und welche Tricks auch Tobias immer wieder helfen. Die Podcast Episode ist ein Mitschnitt aus einem Facebook Live Interview in der Freelance Designer Community.

Shownotes:
Hier kannst du awork kennenlernen
“Thank God it’s Monday” von Darkhorse
“The hard thing about hard things” von Ben Horowitz

Produktivität als Freiberufler – Intro zum Interview

Produktivität als Freiberufler ist keine einfache Angelegenheit. Als freischaffende Designer sind wir abhängig von den Materialien, die unsere Kunden liefern. Wir müssen selbst motiviert und organisiert bleiben und Zeiten im Blick behalten. Wie kann es also gelingen, als Freiberufler wirklich produktiv zu arbeiten? Um über dieses Thema zu sprechen habe ich mir Tobias Hagenau (33) eingeladen, der sich ganz dem produktiven Arbeiten verschrieben hat. Er entwickelt gemeinsam mit seinem Team und Mitgründern Produktivitätssoftware – einerseits für Agenturen mit HQLabs und andererseits für uns Freiberufler mit awork. Denn während seiner Zeit als freiberuflicher Unternehmensberater erfand Tobias mit seinem Team ein internes Aufgabenmanagement-System, das so cool war, dass seine Kunden es kaufen wollten – und HQLabs entstand.

Anfang 2019 brachten er und sein Team awork auf den Markt, das nun auch uns Freiberufler beim produktiven Projektmanagement umfassend unterstützt. Deshalb habe ich Tobias eingeladen, mit mir über Produktivität als freiberuflicher Designer zu sprechen und seine Tipps über Selbstmanagement mit uns zu teilen. In diesem Artikel habe ich euch alle Learnings aus unserem Interview zum Nachlesen aufbereitet.

Produktivität im Freiberufler-Alltag durch den richtigen Prozess

“Es wird oft unterschätzt, wie viel Zeit mit der Selbstorganisation verschwendet wird, nur weil der eigene Arbeitsprozess nie klar durchdacht wurde” erzählt Tobias zu Beginn unseres Gesprächs. “Ich bin alleine, ich brauche keinen Prozess” denken leider viel zu viele Selbständige. Damit du deine Produktivität als Freiberufler steigern kannst, solltest du dir genau ansehen:

Wie funktioniert dein Aufgabenmanagement für dich selbst und mit Kunden aktuell?
Welche Schritte laufen in deinen Aufträgen oft gleich ab?
Wo kannst du deine Produktivität steigern, wenn du einige dieser Schritte standardisierst?

Die Prozesse in deinen Aufträgen müssen nicht bis ins Detail organisiert sein, aber du kannst deine eigene Produktivität durch einen immer gleichen Auftragsrahmen deutlich erhöhen. Dadurch sparst du dir wertvolle Zeit und Energie, weil du nicht immer wieder eine neue, detaillierte Auftragsplanung machen musst. Zudem kann dein Kunde noch deutlicher nachvollziehen, was er bei dir als freiberuflicher Designer einkauft. Was hoffentlich zu mehr neuen Kunden führt. 😉

Produktivität bei Aufgaben, auf die man keine Lust hat

Tobias löst das Problem mit den lästigen Aufgaben in der “eat the frog”-Methode: “Ich erledige jeden Tag zuerst, was wichtig ist. Auch, wenn ich darauf keine Lust habe, zwinge ich mich dazu.” Das sorgt natürlich für enorme Produktivität, weil kompromisslos und rigoros alles getan ist, was getan werden muss. Zudem hat es sich für ihn als eine gute Selbstmanagement-Methode bewährt, E-Mails nur zwei mal am Tag zu lesen und zu beantworten. So wird man nicht durch kleine Aufgaben aus der Konzentration und damit Produktivität gerissen.

Eine andere Möglichkeit wäre, in einer festgesetzten Zeit am Vormittag alle kreativen Aufgaben zu erledigen, wenn du wie ich am Morgen einfach bessere Ideen hast. Am Nachmittag ist dann Zeit für Telefonate mit Kunden und allen auch mal lästigen Aufgaben. Mich macht die zweite Variante als freiberufliche Designerin sehr viel produktiver, weil ich alles schaffe, aber den Fluss meiner Energie dabei nicht missachten muss.

Produktivität durch Zeitmanagement als Freiberufler

Auch wenn wir als Freiberufliche Designer einfach so drauf los arbeiten können, heißt das nicht, dass wir das auch so machen sollten. “Das Problem ist oft, dass die Leute das falsche machen. Wenn es keine Priorisierung der Aufgaben gibt, arbeitet man ewig vor sich hin und geriet schneller in Stress. Produktiv ist das nicht!”, sagt Tobias in unserem Interview.

Das richtige Zeitmanagement kann also für viel Produktivität in deinem Freiberufler-Alltag sorgen, wenn du stets an den richtigen und wichtigen Aufgaben arbeitest. Nicht einfach an irgendwas. Um durch Zeitmanagement deine Produktivität als Freiberufler zu steigern, kannst du dich fragen:

Was muss heute unbedingt erledigt werden und wie viel Zeit brauche ich dafür?
Wie kann ich meine Tage und Wochen so planen, das für alles genügend Zeit ist?
Was muss ich heute tun, um morgen einen Schritt erfolgreicher zu sein?

Prioritäten und ein guter Zeitplan sind also ebenfalls gute Methode für einen produktiven und smarten Arbeits-Output als Freiberufler.

Produktivität bei Abhängigkeit von deinem Kunden

Ja, wir sind als freiberufliche Designer oft abhängig von den Materialien und dem Feedback, das unsere Kunden uns liefern müssen. Es kann ein echter Produktivitäts-Killer werden, wenn man zu lange auf Dateien oder Antworten wartet. “Leider trauen sich viel zu wenige Freiberufler, einen eigenen Prozess vorzugeben. Dabei möchte kein Kunde, dass der “teure” Freelancer seine Zeit mit Dingen verbringt, die für das Projekt nicht zielführend sind” erzählt Tobias im Gespräch. Da dein Kunde das Bedürfnis hat, sein Geld in deine Arbeit sinnvoll zu investieren, kann es helfen, deine eigene Methode zur produktiven Zusammenarbeit als Freiberufler mitzubringen.

Frage deinen Kunden also immer wieder nach Prioritäten im Projekt und gebe einen eigenen Prozess für die Zusammenarbeit mit dir als Selbständiger vor. Das kann in Form von einer Projektstruktur passieren, in Status-Calls oder den wie oben schon genannten immer gleichen Prozessabläufen. Wenn deine Produktivität aber trotzdem unter der Abhängigkeit von deinem Kunden leidet, darfst du ruhig mutig sein und klar kommunizieren, dass das Projekt so nicht weitergehen kann. Gute Zusammenarbeit für ein produktives Projektmanagement wird auch deinem Kunden ein wichtiges Anliegen sein.

Produktivität durch eine organisierte Schnittstelle – zum Beispiel awork

Als freiberuflicher Designer bündelst du alle Details deines Auftrags als Schnittstelle. Du managst Texte, Bilder und Ziele des Kunden, hast Fristen im Kopf und setzt dir eigene Deadlines. Vielleicht hast du sogar andere Freiberufler in deinem Team, die dich bei deiner Arbeit unterstützen. Um hier als freiberuflicher Designer produktiv zu bleiben, braucht es eine gut organisierte Schnittstelle, die dich im Alltag unterstützt. Hier bietet sich awork natürlich gut an – auch dazu habe ich Tobias befragt.

“Mit dem Projektmanagement-System awork kannst du ganz einfach Kundenprojekte verwalten. Dazu kannst du deine Kunden anlegen und diesen Kunden verschiedene Projekte zuordnen. In den Projekten lassen sich unterschiedliche To-Do-Listen anlegen, in denen du deine Aufgaben verwalten kannst.” sagt er. Na, wenn das nichts für unsere Produktivität als Freiberufler ist! 🙋🏻‍♀️

Was ich an awork besonders hilfreich für deine Produktivität finde:

Du kannst Projekte standardisieren: So kannst du dir eine Vorlage für immer gleiche Auftragsabläufe anlegen und diese als Leitfaden nutzen
Du kannst andere Freiberufler zu den Projekten hinzufügen und mit ihnen gemeinsam vollen Überblick zu allen To-Do’s behalten
Du kannst Kunden zu deinem Projekt hinzufügen und so Designs zum Feedback freigeben. Deine Kunden bekommen dafür automatisiert eine Mail, es lassen sich auch Deadlines einstellen
Du kannst deine Zeit pro Aufgabe oder Projekt messen. Das erleichtert ungemein, Rechnungen zu schreiben und einen Überblick für deinen Kunden zu behalten, wie viel der vereinbarten Zeit im Auftrag schon verbraucht ist.

Kann man awork kostenlos testen?

Falls du dich das jetzt fragst: Du kannst awork bis zu 3 Projekten und 10 Nutzern kostenlos testen. Du kannst dir sogar noch kostenfreie Projekte “dazuverdienen”, wenn du über awork bloggst, twitterst oder auf Instagram postest. Reiche deinen Post/Artikel dafür hier ein: https://blog.awork.io/awork-allgemein/uber-awork-berichten-und-gratis-projekte-sichern/ Größer kann die Einladung zum Testen nicht sein 😉 Also los! Check awork für dich aus. Zum Abschluss unseres Gesprächs nennt mir Tobias unter anderem noch die zwei Bücher, die jeder Solopreneur aus seinen Augen gelesen haben muss: “Thank God it’s Monday” von Darkhorse, die erzählen wie man mit 30 Leuten mit maximaler unternehmerischer Freiheit gründen kann, Schwerpunkt auf New-Work-Themen. Für Menschen mit Gründungs-Ambitionen empfiehlt er “The hard thing about hard things” von Ben Horowitz. Danke für das tolle Gespräch und deine Gedanken zum Thema Produktivität als Freiberufler und Selbstmanagement im Alltag, Tobias!

Hinweis: Das Interview ist eine Werbekooperation. Ich bin Markenbotschafterin für awork geworden, weil ich das Tool unfassbar nützlich für uns Freiberufler finde und denke, dass es dich bei der Produktivität in deinem Alltag als freiberuflicher Designer bestens unterstützen kann.

Hier kannst du den Freelance Designer Podcast ebenfalls hören: