Als Freelance Designer ist das Thema Projektmanagement aus zwei Perspektiven wichtig für uns. Wir müssen unsere eigenen Aufgaben managen und dafür sorgen, dass wir diese fristgerecht umsetzen. Wir müssen allerdings auch die Kommunikation und den Projektablauf mit unseren Kunden besprechen und händeln. Wie dir gutes Projektmanagement für Freelancer gelingen kann, zeige ich dir hier.
Was gutes Projektmanagement für Freelancer eigentlich ausmacht
Der Alltag als Freelancer kann sehr schnell überwältigend werden, da so viele Aufgaben zutun sind, mit denen man zuvor noch keine Erfahrung sammeln konnte. Hier hilft uns Freelancern gutes Projektmanagement enorm. Aber was bedeutet das überhaupt?
Gutes Projektmanagement bedeutet für Freiberufler, sich selbst zu führen, den eigenen Überblick zu halten und sich selbst zu strukturieren. Im Fokus des Projektmanagements steht immer, den Überblick zu den eigenen Projekten, aber auch zu Aufträgen und Aufgaben zu behalten. Das Ziel ist es hier, das Bigger Picture zu betrachten und die unterschiedlichen Projekte zielgerichtet voran zu treiben. Ebenso gehört zu gutem Projektmanagement für uns Freelancer, unseren Kunden an die Hand zu nehmen und über die Aufgaben und Abläufe in der Zusammenarbeit auf aktuellem Stand zu halten.
Warum Projektmanagement für Freelancer persönlich wichtig ist
Als Freiberufler haben wir die unterschiedlichsten Jobs, mit denen wir uns im Alltag beschäftigen. Wir sind nicht nur Freelance Designer, wir sind auch die Marketingabteilung, machen die Buchhaltung oder führen Akquise-Gespräch um neue Kunden gewinnen zu können. All das braucht Platz und eine Ordnung in unserem Berufsalltag. Hier kann gutes Projektmanagement für Freiberufler wirklich Vorteile bringen. Damit du deinen Alltag gut gemanagt bekommst und deine Projekte ein Erfolg werden können, solltest du immer einen guten Überblick behalten.
Diesen Überblick kannst du dir verschaffen, in dem du dich fragst:
- Wie möchte ich mich im Alltag organisieren? Wann mache ich welche Aufgaben?
- Wie viele Aufträge kann ich zeitgleich händeln? Welche Aufgaben kehren hier immer wieder, die ich standardisieren kann?
- Welche Erfahrungswerte habe ich über meine eigene Organisation gelernt, die mir helfen oder mich ausbremsen?
Was im Projektmanagement für Freelancer bei Aufträgen wichtig ist
Im Umgang mit unseren Kunden haben wir Freelance Designer über die Prozesse und Abläufe des Auftrags den größten Überblick. Wir wissen, welche einzelnen Aufgaben zutun sind und können einschätzen, wie viel Zeit dazu benötigt wird. Entsprechend gehört zu unserer gestalterischen Arbeit auch, dass wir unsere Projekte ordentlich managen.
Nur so haben unsere Kunden die Chance, strukturiert und organisiert mit uns zu arbeiten. Allerdings ist es für unsere Kunden so ebenfalls leichter, ihr Projektmanagement für sich zu händeln. Hier ist das Mitdenken für den Kunden das A und O. Stelle dir diese Fragen für gutes Projektmanagement für Freelance Designer:
- Wo kannst du deine Kunden unterstützen, deinen Arbeitsprozess besser einschätzen zu können?
- Wo kannst du deinem Kunden die Zusammenarbeit durch Führung durch einenen gemanagten Prozess erleichtern?
- Wie sollte das Projekt aus der Sicht deines Kunden am besten ablaufen?”
Darauf solltest du als Freelancer in der Zusammenarbeit mit deinen Kunden achten
In der Zusammenarbeit in einer Agentur oder mit größeren Unternehmen wirst du sogar direkt mit Projektmanagern arbeiten und deinen Auftrag umsetzen. Diesen Projektmanagern hilft es sehr, wenn du offen den Stand des Auftrags kommunizierst, nachfragst und mitdenkst, was gerade wichtig ist. Du und dein Kunde sitzt im gleichen Boot und wollt gemeinsam in eine Richtung, ihr teilt ein Mindset. Sprecht zu Beginn der Zusammenarbeit also gern darüber, wie ihr es schaffen könnt, dort zu laden, wo ihr hinwollt. Erfrage bei deinem Kunden auch, was ein erfolgreicher Auftrag bedeuten würde und lasse diese Aussagen in dein eigenes Projektmanagement mit einfließen.
Für gute Kommunikation und das Projektmanagement für deine freiberufliche Arbeit kannst du dir und deinem Kunden folgende Fragen stellen:
- Wo ist der Schwerpunkt in dieser Aufgabe?
- Was ist zur Umsetzung dieses Auftrags besonders wichtig?
- Wie ist der zeitliche Rahmen zur Erfüllung dieser Aufgabe?
Manchmal hilft uns Freiberuflern für gutes Projektmanagement auch ein Rebriefing, sodass die Rahmenbedingungen und das gemeinsame Ziel für beide Seiten klar sind. Führe nicht nur aus, sondern denke mit und sprich über deine Gedanken und Ideen. Für die Zusammenarbeit mit uns Freiberuflern macht es Sinn, in die Projekte einen Puffer einzuplanen, damit keine Hektik entsteht.
Das Angebot ist ebenfalls ein wichtiger Schlüsselfaktor für erfolgreiches Projektmanagement für Freiberufler. Beschreibe immer Pingelig genau, was deine konkreten Leistungen sind, was der Leistungszeitraum ist, welche Abgabefristen es gibt und lege Zeiten der Erreichbarkeit fest. Alles, was über diese getroffene Absprache hinausgeht, muss in einem nachfolgenden Angebot geklärt werden und ist ein gängiger Schritt im Projektmanagement für Freelancer. Natürlich kannst du zeitlichen Puffer auch mit in dein Freiberufler-Angebot schreiben.
So kannst du mit Problemen im Projektmanagement umgehen
Wenn du mit deinen Aufgaben im Verzug bist und im Projektmanagement für deine Freelancer-Arbeit etwas durcheinander gekommen ist, solltest du das deinem Kunden direkt mitteilen. Für deinen Kunden – wie zum Beispiel einem Projektmanager einer Agentur – hilft es enorm, hier den Überblick zu behalten.
Natürlich kann es auch mal sein, dass dein Projektmanagement für dich als Freiberufler reibungslos läuft, aber dein Kunde in Verzug ist. Hier ist klar, dass sich nach einem verschobenen Starttermin auch der besprochene Termin zur Fertigstellung verschiebt. Das ist eben keine emotionale Ebene, sondern klare Rahmenbedingungen. Hier darf man auch mal Knallhart sein, denn oft sind wir Freiberufler etwas zu nett. Zudem hat dein Kunde den Auftrag an dieser Stelle auch schon angenommen.
Sollte durch diesen Verzug eine Nachtschicht nötig werden, kannst du das entweder über gesonderte Überstunden-Konditionen abrechnen (die du im Angebot festgehalten hast) oder auch ablehnen. Ebenso verhält es sich mit zusätzlichen Aufgaben, die dein Kunde von dir verlangt, obwohl diese nicht im Auftragsrahmen festgehalten sind. Diese Überstunden kannst du zum Beispiel mit deinem regulären Tagessatz als Designer oder einem Sonder-Tagessatz für Nachtschichten und Feiertage berechnen.
Dieses Verhalten kommt bei deinem Kunden gut an
Für eine gute Zusammenarbeit ist es wichtig, dass du hilfreich und freundlich bleibst. Zu viel Kommunikation macht deinem Kunden im Projektmanagement mit dir als Freiberufler natürlich zu viel Aufwand. Am wichtigsten ist, dass du als Freelance Designer Transparenz zeigst und ein durchdachtes, detailliertes Angebot ausstellst. Hier solltest du erklären, wofür welcher Posten gedacht ist und absprechen, ob du vor Ort arbeiten sollst. Natürlich möchten dich deine Kunden auch gut erreichen können und schnell deine Kontaktdaten finden, unter denen sie dich erreichen können.
Betrachte deine Aufträge einfach wie einen gemeinsamen Weg, den du mit deinen Kunden beschreiten willst. Dabei solltet ihr euch gegenseitig stützen, die Richtung Weisen und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Wenn du dazu noch etwas Zeit in dein eigenes Projektmanagement für dich als Freiberufler investierst, wird dein Kunde in der Zusammenarbeit mit dir sicher sehr zufrieden sein!
Ganz viel Freude dabei,
Lisa vom Freelance Designer Club